Outra das tecnologias fundamentais para a gestão do conhecimento, é o workflow, crucial para ciclo de vida dos conteúdos. Regras bem definidas nos processos internos de uma empresa, são a forma de garantir a disponibilização atempada de conteúdos fidedignos e com qualidade. De outra forma, a gestão de processos visa a optimização de regras e tempos de resposta, quer para ligeiros processos documentais (workflow documental), quer para elaborados processos de organização (workflow de produção).

 A gestão de processos pode ser vista sob duas perspectivas, a reengenharia e optimização de fluxos de trabalho com vista à redução de custos operacionais e protecção da qualidade de serviço prestado e também pela perspectiva da identificação de pontos de estrangulamento dos fluxos de informação, que geralmente afectam a quantidade e qualidade do serviço prestado.

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